Gefährden Applikationen deine Produktivität?
Wenn du überwiegend am Computer, Notebook oder Tablet arbeitest, nutzt du zur Erledigung deiner Aufgaben bestimmte und oft hoch spezialisierte Software-Applikationen.
Microsoft Excel, Word oder PowerPoint, Adobe, ein Projektmanagement Tool, DevOps oder Visual Studio – dies ist eine kleine Auswahl von Tools, die du nutzt oder dein Team nutzen.
Was am Ende des Tages bleibt, sind verschiedene Fragen:
- Warst du produktiv?
Hattest du bei der Erledigung der Aufgaben ein gutes Verhältnis zwischen Input (Zeit, Aufwand und Ressourcen) und Output (geliefertes Ergebnis)? - Warst du nachhaltig?
Hast du wichtige Vorgänge für andere dokumentiert, gut beschrieben und zentral abgelegt? Waren die internen Tests ausreichend und auch erfolgreich? - Wie ist dein physischer Zustand?
Hast du noch genügend Energie für dein Hobby oder die Familie? Fühlst du dich aber vielleicht auch erschöpft und gestresst?
Das sind nur ein paar Fragen, die du dir Tag für Tag stellst und versuchst, Dinge noch besser zu machen.
“Du wirst an der Qualität und am Liefertermin gemessen.”
Aber ist das so einfach realisierbar?
Du kannst deine Aufgabe sowohl in guter Qualität, als auch im Zeitrahmen erledigen – aber ob du effizient warst, oder ob die Mitglieder im Team von dem profitieren können?
Als Fachspezialist weisst du, was zu tun ist – theoretisch.
In der Realität stehen dir die verschiedensten Anwendungen und Programme zur Verfügung, die dich zwar bestmöglich unterstützen sollen, die aber mit einem hohen Mass an Komplexität aufwarten.
Wenn du schon ein mal die Büchse der Pandora bezüglich Word-Formatvorlagen geöffnet hast, weisst du, wovon die Rede ist. Vereinfacht gesagt, möchtest du nur ein ansprechendes Layout für dein Dokument nutzen. In der Praxis musst du aber wissen, wie diese korrekt in Microsoft Word eingesetzt, organisiert und aufgebaut werden müssen. Erst danach wirst du effizienter und konsistenter.
Gewohnheiten, Prozesse oder Automation basieren auf Entscheidungen, die wir getroffen haben. Diese machen uns produktiver.
Applikationen steigern die Produktivität, wenn sie für ihr Gebiet genutzt werden
Programme können “Eier legende Wollmilch Säue” sein – all in one Apps. Gleichzeitig können sie alles – aber nicht perfekt, oder sie werden nicht für den Zweck eingesetzt, für den sie ursprünglich entwickelt wurden.
Natürlich kannst du mit Microsoft Office Excel deinen Projekt- und Meilensteinplan erarbeiten, dass würde allerdings die Existenzberechtigung von Microsoft Project, Asana oder ClickUp in Frage stellen. Diese Programme sind hochspezialisierte Programme für einen Zweck – Projekte erfolgreich organisieren.
Excel hingegen ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, mit dem Zahlen oder Texte in tabellarischer Form angezeigt werden. Das Kernthema ist nicht das Projektgeschäft.
Bleiben wir doch beim Beispiel der Projektmanagement Tools.
Ein weiterer, nicht gleich offensichtlicher Punkt ist, dass bereits bei der Entwicklung an die Kollaboration (Zusammenarbeit mit internen und externen Projektbeteiligten) gedacht wurde.
Nutzen Mitarbeitende im Team dann noch unterschiedliche Tools oder speichern die Projekt relevanten Informationen dezentral ab, ist das Chaos endgültig vorprogrammiert.
Stundenlange Suchen nach wichtigen Informationen sind die Folge.
Um produktiv zu sein, musst du nicht nur dein Handwerk verstehen, sondern auch deine Werkzeuge beherrschen. Das gilt für dich als Einzelperson, als auch für dein Team, in dem du mit anderen zusammenarbeiten musst.
Hersteller sollten sich auch als Trainer ihrer eignen Software verstehen
Wenn du auf der Suche nach einer passenden Software bist, die dich oder dein Team in deinen Prozessen und der Arbeit unterstützt, bedeutet das, einen, nicht unerheblichen Anteil, Zeit einzuplanen.
Noch nie war es für uns so einfach, via Download und innerhalb weniger Klicks, mächtige, funktionale und auch komplexe Programme zu nutzen.
Das betrifft nicht nur neue Anwendungen, die du auf Herz und Nieren prüfen solltest. Auch die Tools, die durch die Unternehmensrichtlinien bereitgestellt werden, sind für viele Benutzer:innen nicht vollkommen verständlich.
Softwareanbieter sollten sich daher immer auch als Coach und Trainer ihrer eigenen Tools sehen. Ihr Interesse sollte dahin gehen, dass jeder Softwarehersteller nur mit Power-Usern arbeiten möchte.
Aber wie werden Benutzer:innen zu Power-User:innen?
Du hast das Gefühl, dass Hersteller lediglich verkaufen möchten und dich und dein Team nicht ausreichend unterstützen.
Dir fehlt eh schon die Zeit für den Software-Check und gleichzeitig musst du dir noch die Funktionen selbst erarbeiten oder hoffen, dass es Anleitungen im Internet und auf YouTube gibt.
Applikationen erfordern Zeit
“Aller Anfang ist schwer”, sagt ein Sprichwort.
Als Führungskraft solltest du für das Validieren einer neuen oder in die Einarbeitung einer bereits bestehenden Software, genügend Zeit reservieren.
Das gilt auch, wenn sich jemand aus deinem Team bereit erklärt, diese Aufgabe zu übernehmen.
- Unterstützt die Applikation dich oder dein Team und die dahinter liegenden Prozesse gut genug?
- Wie lange dauert die Einarbeitung in die Software?
- Wie hoch sind die Kosten und gibt es Alternativen
- Gibt es externe Trainer oder ausreichend Anleitungen im Internet, damit du schnell auf Flughöhe bist?
Das sind nur ein paar Fragen, die du am Ende der Prüfung beantworten können solltest, um eine qualifizierte Aussage treffen zu können.
Und dennoch nehmen wir uns nicht die nötige Zeit. Oder sie fehlt uns schlicht und ergreifend!
Und das ist nachvollziehbar.
Die Kernaufgaben der Mitarbeitenden liegen in deren operativen Tätigkeiten. Als Führungskraft hast du strategische und organisatorische Arbeiten auf dem Tisch.
Oft bleibt dann, in Mangel an Zeit, der fahle Beigeschmack, dass wir bereits bei kostenfreien Tools weder den vollen Funktionsumfang, noch den Einsatzzweck der Applikation im Detail kennen.
Nach Ablauf der Probezeit stehen wir ratlos da und haben zudem das Gefühl, dass eine kostenfreie Software sowieso nichts taugen kann.
Qualität heutiger Applikationen
Die meisten Anwendungen sind heute sehr stabil, bieten einen grossen Funktionsumfang und können sogar Plattform übergreifend auf unterschiedlichen Rechnern und Betriebssystemen genutzt werden.
Google stellt seine ganze Palette an Applikationen kostenlos zur Verfügung. Auch Open Office muss sich vor seinem Konkurrenten, Microsoft Office Word und Co., nicht verstecken.
Daher ist es oftmals nicht nötig die Premium-Version zu kaufen, oder gut, wenn du dich nach Alternativen umsiehst.
Neue Tools, dein Team und das Problem der Führungskräfte
Als Führungskraft bist du verantwortlich, dass jede:r Einzelne, aber auch dein Team als Ganzes, so schlagkräftig wie möglich ist.
Wenn du in der Lage bist, die finanzielle Entscheidung über den Kauf einer neuen Software zu treffen, fehlt dir oftmals die Zeit, dich tief in die Details einer neuen Anwendung einzuarbeiten.
Und oftmals können wir für diese Tätigkeit keinem/keiner Mitarbeitenden aus dem Team übertragen. Denn auch dem Team mangelt es häufig an Zeit, Ressourcen und Know-how.
Und selbst wenn Zeit, Know-how und Mitarbeitende gefunden werden – alles, was für dich und dein Team wichtig ist, muss zudem noch nachhaltig dokumentiert werden.
Einer deiner Kernaufgaben als Führungskraft sollte sein, dass Mitarbeitenden über einen einheitlichen Wissensstand verfügen oder neue Mitarbeitende schnellstmöglich in die neuen Tools eingearbeitet werden können, um selbstständig arbeiten zu können.
Applikationen früher – alles war besser
Früher hast du zu jeder Software eine Benutzer:innen-Anleitung erhalten, die so dick wie ein Telefonbuch war.
Jede Funktion wurde detailliert beschrieben und mit Screenshots angereichert. Ganze Abteilungen waren damit beschäftigt, die Anwender:innen so gut wie möglich zu unterstützen.
Heute, in unserer schnelllebigen Zeit, stehen dir zwar auf YouTube viele Videos zur Verfügung, aber gute Anleitungen und auf deine Prozesse abgestimmte Beschreibungen fehlen. Zudem bist du diejenige/derjenige, die/der aktiv nach Inhalten suchen muss.
Und heute?
Gleichzeitig haben wir mit unserer heutigen Menge an Informationen, die uns zur Verfügung stehen, eine tolle Chance, etwas Grossartiges zu gestalten.
Stell dir vor, dein Team kennt die Kernanwendungen vollumfänglich, ist effizient und auf dem gleichen Wissensstand. Alles, ist dokumentiert und wiederverwendbar.
Gewohnheiten, Prozesse und Automation basieren auf gut überlegten und getroffenen Entscheidungen.
Die ganze Energie kann in die operativen Arbeiten investiert werden. Wie ein Handwerker, der seine Werkzeuge optimal einsetzt.
Wäre das nicht ideal für dich oder dein Team?
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